Wer mit Microsoft Excel zu tun hat, kommt an der Funktion SVerweis nicht herum.
Mit der Funktion SVerweis kann man ein Suchwort aus Tabelle 1 in Tabelle 2 finden und sich Werte aus der Zeile des gefundenen Suchwortes der Tabelle 2 ausgeben lassen.

Beispiel:

In Tabelle 1 sind Namen und Adressdaten und uns fehlen nur noch die eMailadresse, die in Tabelle 2 gespeichert sind. Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Tabellen in einer Exceldatei in einem Tabellenblatt oder in einer Exceldatei in zwei Tabellenblätter oder in zwei unterschiedlichen Exceldateien vorhanden sind. Bei diesem Beispiel habe ich eine Exceldatei mit zwei verschiedenen Tabellenblättern.

Excel SVerweis Beispiel

Jetzt soll es darum gehen, in Spalte “F” der Tabelle 1, genau die Mailadressen aus Spalte “B” der Tabelle 2 zu bekommen, bei denen der Name beider Tabellen übereinstimmt.

Die SVerweis Formel kommt immer in die Tabelle, wo das Ergebnis erscheinen soll. Wir rufen also in der Zelle F3 der Tabelle 1 die SVerweis Formel auf, indem wir auf das “fx” neben der Bearbeitungszeile klicken.

Excel SVerweis Beispiel

Dann wählen wir bei “Kategorie auswählen” “Alles” aus, klicken einmal in den unteren Bereich “Funktion auswählen” rein. Dann ganz kurz hintereinander die Buchstaben “S” + “V” eingeben und schon landen wir bei unserer Funktion. Wenn wir SVerweis schon vorher einmal benutzt hätten, hätte Excel uns diese Funktion schon bei “Zuletzt verwendet” angeboten. Zum Schluss nur noch auf “OK” klicken.

Jetzt öffnet sich ein weiteres Fenster, der Formelassistent, der die einzelnen Argumente (so nennen sich die einzelnen Bestandteile einer Funktion) aufnimmt.

Wir klicken ins Feld “Suchkriterium” und anschließend in die Tabelle 1 in die Zelle “A3”. Die Zelladresse “A3” wird dann übernommen. Wir haben jetzt unser Suchwort bestimmt, mit dem Excel dann in der Tabelle suchen soll.

Damit Excel weiss, von wo bis wo es suchen soll, müssen wir ihm in unter “Matrix” den Bereich angeben. Dazu klicken wir erst einmal in den Formelassistent in das Feld Matrix. Dann anschließend in die Tabelle 2 und markieren mit gedrückter linken Maustaste den Bereich “A3” bis “B11”. Nicht erschrecken, wenn sich das Fenster des Formelassistenten verkleinert, es dient nur der Übersicht, sobald wir die Maustaste wieder loslassen, ist er wieder da.

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Jetzt fehlt Excel nur noch die Angabe, aus der wie vielten Spalte er den Wert zurückgeben soll, der dem Suchwort entspricht. Hier tragen wir eine 2 ein, weil die Mailadressen in der zweiten Spalte vom Beginn des Matrixbereiches stehen.

Jetzt fehlt nur noch ein Eintrag aber der ist sehr wichtig. Man kann mit der Funktion SVerweis nicht nur genaue Übereinstimmungen erzielen, sondern auch mit Näherungswerten arbeiten. Dazu mehr an anderer Stelle. Wir müssen hier Excel mitteilen, dass wir an einer genauen Übereinstimmung zwischen dem Suchwort und der ersten Spalte in der Matrixtabelle (Tabelle 2) interessiert sind, also müssen wir unter “Bereich_Verweis” eine 0 (Null) eingeben.

Am Ende des Formelassistenten, kann man das Formelergebnis schon ablesen. Wenn wir alles richtig gemacht haben, sollte dort etwas stehen.

In der Bearbeitungsleiste sieht man auch den Aufbau der SVerweis Formel.

=SVERWEIS(A3;Tabelle2!A3:B11;2;0)

Excel SVerweis Beispiel

Nach klicken auf “OK”, wird der gefundene Wert in die Tabelle 1 übernommen.

Wer sich an dieser Stelle mit der Formel vertan hat und den Formelassistenten erneut benötigt, muss einfach nur auf das “fx” klicken aber nur dann, wenn die Zelle mit der Formel aktiv, d.h. angeklickt ist. Wer mehrere Formeln ineinander verschachtelt hat, muss dann noch vorher in der Bearbeitungsleiste auf den jeweilige Formelnamen klicken, damit der Formelassistent weiss, welche Formel gemeint ist.

Zurück zu unserem SVerweis. Excel benötigt für diesen SVerweis ein paar Voraussetzungen für den Aufbau des Matrixbereiches, also für den Bereich, in dem die Werte gefunden werden sollen.

  • Die erste Spalte des Matrixbereiches, muss die Spalte sein, in dem Excel nach der Übereinstimmung des Suchwortes suchen soll
  • Die Spalte, in der der Wert steckt, der ausgegeben werden soll, muss rechts von der “Suchwortspalte” liegen

Die Grundfunktion des SVerweis ist: Excel sucht senkrecht in einer Spalte nach Übereinstimmung und gibt nur Werte aus Spalten aus, die rechts von der Suchspalte liegen. Daher heißt es auch SVerweis, also Senkrechtverweis. Es gibt auch eine Formel, die WVerweis heißt. Hier sucht Excel waagerecht in einer Zeile und gibt Werte aus, die unter dieser Zeile liegen. Daher auch WVerweis, weil waagerecht gesucht wird. Viele Leute nennen den SVerweis auch Spaltenverweis, was von der Sache her richtig ist, jedoch das “S” beim SVerweis bedeutet senkrecht.

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Wieder zurück zu unserem SVerweis.

Wie bekomme ich jetzt die anderen Zellen auch mit der SVerweis Formel bestückt, ohne diese erneut eingeben zu müssen (was aber einen guten Lerneffekt haben würde). Wir kopieren die Zelle “F3” aus Tabelle 1 und fügen die von “F4” bis “F6” wieder ein. Dabei muss man unbedingt aufpassen, wenn man Formeln, die Bereiche in sich bergen, innerhalb einer Exceldatei kopiert. Wir haben in “F3” folgendes zu stehen:

=SVERWEIS(A3;Tabelle2!A3:B11;2;0)

Das herunterkopieren der Formeln hat hier die Auswirkung, dass Excel auch den Matrixbereich anpasst und somit folgendes in der nächsten Zelle stehen würde:

=SVERWEIS(A4;Tabelle2!A4:B12;2;0)

Ihr seht, Excel hat zwar richtigerweise das Suchwort aus der Zelle “A4” übernommen, sucht aber in einem anderen Matrixbereich, als wir das ursprünglich vorgegeben hatten. Jetzt von A4 bis B12. Wenn sich das Suchwort aus “A4” der Tabelle 1 in der Zelle “A3” der Tabelle 2 befunden hätte, hätte Excel es mit der kopierten Formel nicht gefunden. Excel weiss an dieser Stelle nicht, ob er den Bereich fixieren muss oder nicht. Das müssen wir Excel vorgeben, bevor wir Formeln kopieren, die Bereiche in sich bergen.

Dazu löschen wir wieder die Formeln aus den Zellen, außer aus Zelle “F3”. Nun klicken wir in den ersten Teil des Matrixbereiches (Tabelle2!A3) in der Bearbeitungsleiste (dort sollte nun der Cursor sein) und klicken einmal auf die Funktionstaste “F4” unserer Tastatur und klicken sofort in den zweiten Bereich des Matrixbereiches (B11) und erneut auf die Funktionstaste “F4”. Die Formel sieht dann folgendermaßen aus:

=SVERWEIS(A3;Tabelle2!$A$3:$B$11;2;0)

Wenn wir diese Formel runterkopieren, weiss Excel, dass der Matrixbereich fixiert ist und dieser erscheint dann auch in allen anderen Formeln.

Eine Sache möchte ich noch erwähnen.

Die SVerweis Formel findet die ERSTE Übereinstimmung und gibt dann den entsprechenden Wert aus dem Matrixbereich zurück. Sollte es noch weitere Übereinstimmungen in der Tabelle 2 geben, so werden diese ignoriert, weil Excel die Suche nach dem ersten Treffer einstellt.

Daher wird auch die Mailadresse der ersten Marion ausgegeben und die der zweiten (in Zeile 11) ignoriert.

Anregungen, Kommentare und Kritik, gerne über die Kommentarfunktion. Wer Probleme mit seiner SVerweis Formel hat, kann gerne einen Kommentar schreiben und sein Problem formulieren. Wir finden eine Lösung 🙂

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